مدیریت تلفیقی جامع

مدیریت تلفیقی جامعسه عامل عمده که در هر نوع فعالیت اقتصادی دخالت دارند، عبارتند از:

۱ - برنامه‏ریزی

۲ - مدیریت جامع از نظر کیفی

۳ - ارزیابی و پاداش در ارتباط با عملکرد

پیوستگی و وابستگی این سه عامل متاثر از هدف اصلی آنها به شرح ذیل می‏باشد:

۱ - در برنامه‏ریزی، هدف عبارت است از حضور سازمان در محلی مشخص در آینده و روش هدایت منابع در کوتاه مدت.

۲ - در مدیریت جامع کیفی، هدف عبارت است از تاسیس و تاکید بر فرهنگی که پیوسته از تولید محصول مرغوبی که دربرگیرنده نیاز مصرف‏کننده است، حمایت نماید.

۳ - در ارزیابی و پاداش عملکرد، هدف عبارت است از شناخت نکات اصلی که هر فرد می‏تواند با برنامه فعالیت‏های شرکت و استاندارد موردنیاز، همراه با ترغیب و تشویق، به اجرا درآورد.

متاسفانه در اکثر موارد این سه عامل به صورت مجزا از هم انجام پذیرفته و اغلب هم نتایج نامطلوبی را به دنبال داشته است.

●برنامه‏ ریزی

برنامه‏ ریزی سازمان، در حقیقت عملی است که شامل دو قسمت می‏شود:

۱ - برنامه استراتژیک (اغلب دربرگیرنده یک برنامه سه تا پنجساله است) که دید عمومی شرکت را با توجه به یک سری اهداف موثر در فرهنگ عمومی و ارزشها، تعیین می‏کند.

۲ - برنامه عملیاتی (دربرگیرنده یک سال یا حداکثر ۱۸ ماه می‏باشد) که در آن جزئیات دستیابی به اهداف کوتاه مدت و تخصیص منابع به همین منظور پیش‏بینی شده است.

ترسیم تصویری واضح از اهداف نهایی شرکت و فرمول‏بندی آنها از جمله وظایف هیات مدیره است.

در حالی که برنامه استراتژیک، مانند تصویری تمام قد در آینده دور دست است. برنامه اجرایی به سهم خود، دربرگیرنده نکات دقیق و ضروری است. این برنامه با مروری بر موقعیتی که سازمان در حال حاضر داراست آغاز می‏شود وبا شناسایی و تعیین آنچه که باید انجام شود، درحقیقت با ارزیابی موقعیت فعلی شرکت با توجه به محیط اطراف و همچنین وضع اجرا، تکمیل می‏شود (مدیران این بررسی را از طریق سنجش قدرت، ضعف، موقعیت‏ها و خطرات به عمل می‏آورند)

کلیه مسایل اعم از داخلی و خارجی که به نحوی در آینده شرکت، دخالت دارند در قالب خطرات و موقعیت‏ها و همچنین قدرت و ضعف تفسیر می‏شوند. ابتکارهای استراتژیک نیز به سهم خود، نمایانگر استراتژی اصلی (خطوط انتخابی) بوده که مراحل دستیابی به هدف را مشخص می‏کند.

موارد ذیل می‏توانند دربرگیرنده ابتکارهای استراتژیک باشند:

۱ - افزایش بودجه تحقیق

۲ - تاسیس مرکز تحقیق مشترک‏

۳ - تداوم تحقیقات بازار

مرحله نهایی برنامه‏ریزی عملیاتی عبارت است از طرح تاکتیکهایی برای آینده و منابع واقعی، در قالب نیروی انسانی، پول، مواد و زمان لازم برای به اجرا درآوردن برنامه.

برای موفقیت کلی استراتژی برنامه و انجام آن باید ارتباط موثر بین کلیه دست‏اندرکاران در جهت تحقق اهداف کلی وجود داشته باشد. علاوه بر این، روش‏های موثر در کنترل مدیریت و اصلاحات باید اجرا و زمینه پیشرفت در جهت دستیابی به اهداف استراتژیک مهیا شود.

●مدیریت جامع کیفی

اگر اهداف استراتژیک و عالی به خوبی به اجرا درآیند، سازمان از رقبایش متمایز می‏گردد. از عبارت فوق چنین استنباط می‏شود که کیفیت، امری مرکب و اساسی در استراتژی برنامه شرکت است و ایجاد مدیریت جامع کیفی از امور الزامی در دستیابی به این اهداف است. مطمئنا موفق‏ترین شرکت‏ها، آنهایی هستند که کیفیت برآوردن نیاز مشتری را از مهمترین فعالیت‏ها می‏دانند. بنابراین تعریف کیفیت عبارت است از سازگاری محصول یا خدمات با نیاز مصرف‏کننده به نحوی مطلوب.

کیفیت، از نیازها و انتظارات مصرف‏کنندگان سرچشمه گرفته است. پس اولین قدم برای تعیین آن، شناخت این نیازها است. دومین قدم کوشش مداوم در جهت بهبود کیفی محصول و یا خدمات می‏باشد به طوری که نیاز و انتظار مصرف‏کنندگان را برآورده سازد. سومین آنها عبارت است از تولید مداوم فرآورده‏ای که بی عیب و نقص باشد. کیفیت خوب به خودی خود، تقاضا و فروش را بالا برده و موجب حصول سود می‏شود.

اصول پایه‏ای مدیریت کیفی عبارتند از:

- حضور مدیریت (از بالاترین سطوح تا پایین‏ترین آنها)

- اهداف و سیاست‏های موثر شرکت

- برنامه‏ریزی عملیاتی موثر در جهت به ثمر رسیدن اهداف سازمان

- برنامه بهبود کیفی

- همکاری کارکنان (در تمام سطوح)

- شناسایی، ارزیابی و برآورد هزینه‏های مربوط به ضعف مدیریت در کنترل کیفیت.

مدیریت کیفی توجه مدیران و کارمندان را در تمام سطوح به سه عامل حیاتی برای پیشرفت جلب می‏کند.

- رضایت مشتری

- انجام صحیح کار

- تداوم بهبود در کار و یا محصول

این موارد، مستلزم تجزیه و تحلیل انتقاداتی است که بر سیاست‏ها، هدف‏ها، برنامه‏ها، منبع و روش‏های مدیریت حاکم است. موفق‏ترین شرکت‏ها، آنهایی خواهند بود که توان تطابق با مدیریت جدید، اندیشه‏ها، روش‏ها و ساختار سازمانی را دارند.

مدیریت جامع کیفی یک تکنیک نیست بلکه فرهنگ سازمانی است. فرهنگ مدیریت کیفی، سازمان را به سوی کاهش و رفع اتلاف وقت کارمندان، پیمانکاران و عرضه‏کنندگان خدمات یا کالا، هدایت می‏کند واین نه تنها در مرحله اولیه کار بلکه شامل تمام کارمندان در تمام سطوح می‏شود و این عملیات در مرکزی به نام مرکز رفع مشکلات سازمان متمرکز و اجرا می‏شود.

مدیریت موثر در صرفه‏جویی زمان، به معنای افزایش سوددهی است. در یک روز مدیریت، سه عامل اساسی که زمان را به خود اختصاص می‏دهند وجود دارند.

۱ - برنامه‏ ریزی: یک عمل اجرایی، که مستلزم شناسایی و ارتباط با هدف است و همچنین در اختیار گرفتن تخصیص منابع و هدایت و اصلاح آن به طرف اجرای موفقیت‏آمیز به عبارتی مدیر برنامه‏ریزی کرده و آن را با همکاری دیگران اجرا می‏کند.

۲ - کنترل: این عمل نیز مانند عمل برنامه‏ریزی، اجرایی است. اما یک مدیر کارآمد آن را از فاصله دور انجام می‏دهد. کنترل‏هایی که باید جهت نیل به مقصود به عمل آید، در برنامه‏ریزی گنجانده شده است.

هرگاه در مواردی، کنترل در برنامه در نظر گرفته نشده باشد، مدیر مجبور است شخصا به طور مداوم، هم بر روی انسانها و هم وقایع کنترل داشته باشد و این استفاده نادرست از وقت است.

۳ - ایمنی (چاره‏اندیشی برای وقایع غیرمترقبه): این عمل در حقیقت انعکاس مجموعه عملکرد مدیریت در ارتباط با ایجاد رضایت و حفظ تعادل است. غیرقابل انعطاف بودن منابع در نتیجه ضعف برنامه‏ریزی و ارتباطات و نهایتا عملکرد نامطلوب است و بیشترین وقت مدیران را برای خنثی کردن این عوامل نامطلوب و غیرمولد که به طور مداوم تکرار می‏شود، به خود اختصاص می‏دهد. به گفته این دسته از مدیران که با این مساله دست به گریبانند: هیچگاه یک فرصت مناسب برای حل مسایل به طور صحیح وجود ندارد و مانند این است که با یک انگشت بخواهیم جلوی ریزش یک سد را بگیریم.

خطر وحشتناکی که سازمان‏ها با آن مواجه هستند، آن است که این دسته از مدیران اغلب اوقات مورد حمایت قرار می‏گیرند زیرا آنها در مواجهه با حوادث غیرمترقبه، خوب و بااستعداد عمل کرده و در کوتاه مدت نتایج قابل لمس و مطلوبی را نشان می‏دهند.

●نیروی انسانی، مهم‏ترین منبع

تنها نیروی انسانی است که در فعالیت‏های اقتصادی ارزش افزوده پدید می‏آورد. اگر قرار باشد که شرکت‏ها به اهداف عالی خود دست یابند، اشخاص از بالاترین تا پایین‏ترین سطح کاری باید در مورد مدیریت کیفی احساس مسئولیت کرده و در تصمیم‏گیری مشارکت داشته باشند.

وظیفه اصلی مدیران و مسئولان باید شامل موارد زیر باشد:

- تغییر عادات و اعتقادات کهنه که اجرای کار را مشکل می‏سازد به ابداعات و انتظارات قابل قبول.

- به اجرا گذاشتن سیاست‏ها و روش‏هایی که کلیه دست‏اندرکاران را تغذیه فکری و تشویق می‏کند.

●ارزیابی و پاداش در ارتباط با عملکرد

تشویق و ترغیب، ممکن است به دلایل متفاوتی صورت گیرد، اما مهمترین آنان این است که هدف کلی سازمان از طریق نیروی انسانی مناسب به اجرا درآید. مهمترین طرح‏های تشویق و ترغیب، آنهایی هستند که مخصوصا نیازهای سازمان را در نظر گرفته باشند و مطابق با برنامه استراتژیک و اجرای دربرگیرنده بالاترین تا پایین‏ترین درجات باشند. این عمل مستلزم سنجش صحیح و نگرش نقادانه بر فرهنگ سازمان است. این نگرش باید توام با شناخت و همیاری افراد برای بهبود وضع شرکت باشد.

اعمال موثر در مورد تشویق عبارتند از:

- تهیه مکانیسم کنترل مدیریت که جایگاه افراد را در سازمان مشخص می‏کند.

- ایجاد ارتباط دو طرفه بین مدیران و کارکنان با نگرش به برنامه کلی شرکت.

- در اختیار قرار دادن ابزار تشویق افراد به مدیران، شناختن آنها و نیز تشویق مدیران به مشارکت فعال بین آنها و کارکنان تحت امرشان.

- تهیه منابعی برای اجرای پاداش.

برنامه اجرایی (و همچنین برنامه استراتژیک) جوهری است پویا و به دنبال خود برنامه اجرایی فردی را نیز پویا می‏کند، زیرا مشتمل است بر:

- جزئیات کاری که باید در سال آتی انجام شود.

- کارهایی که مشترکا باید با توافق مدیر و کارکنان انجام شود.

- استاندارد اجرایی کار توافق شده که ابتکارهای فردی را نیز در نظر دارد.

- شناسایی خطراتی که فراراه اجرای موفقیت‏آمیز طرح اجرای فردی وجود دارد.

مزایای سیستم مدیریت تلفیقی جامع

ادامه حیات یک برنامه‏ریزی بدون درگیری با رقیب، سخنی در حد یک شعار است. یک برنامه منسجم می‏تواند و بایدهم دوام بیاورد، زیرا اهرم موفقیت شرکت است. البته به شرطی دوام می‏آورد که عناصر اصلی آن به خوبی به هم پیوسته باشد.

برای دستیابی به این خواسته سه عامل زیر باید در نظر گرفته شوند:

۱) نیاز به ارتباط موثر

اهداف استراتژیک و عملی باید در کلیه سطوح سازمان توجیه شده باشد؛ به همین ترتیب اطلاعات ارزشمند هم جهت نیل به موفقیت باید راه خود را بدون در نظر گرفتن اینکه از کجا شروع شده است به هیات مدیره بگشاید.

۲) نیاز به همکاری موثر

اغلب بخش‏های سازمان در مورد موضوعی با هم تضاد پیدا می‏کنند برای مثال، هدف بخش فروش، بالا بردن سطح فروش است در حالی که هدف بخش مالی محدود کردن مخارج است. این تضادها باید با در نظر گرفتن برنامه جامع شرکت به نحوی مسالمت‏آمیز حل شوند.

۳) نیاز به کنترل موثر

بسیاری از مدیران، از تفویض اختیار و مسئولیت با این دید که کنترل آنها را بر وقایع کم می‏کند واهمه دارند در حالی که حقیقت این است که مدیریت سطح بالا با اعمال سیاست‏های مناسب عمومی و روش اجرایی و علاوه بر آن با طرح تشویق و ترغیب قادر به کنترل مشترک افراد خود است.

برنامه مدیریت تلفیقی جامع محاسنی دارد که عبارتند از:

- اهداف سازمان در کلیه سطوح مطرح شده و کارکنان در نیل به اهداف، دخالت موثر دارند.

- موجب گسترش این نگرش عمومی می‏شود که تنها کارکنان با کیفیت بالا می‏توانند خدمات ارائه نمایند.

- برای مدیران در کلیه سطوح، ابزاری را فراهم می‏آورد تا انگیزه کار را در افراد افزایش دهند.

- در کلیه سطوح سازمان، تیم‏های کاری موثر به وجود می‏آید.

- افزایش حقوق از طریق بالا رفتن کارایی صورت می‏گیرد نه از طریق کاغذبازی که در آن تعداد معدودی از کارکنان سازمان دخالت داده می‏شوند.

صدرالله البرزی

ماخذ: Management Decision چاپ انگلستان

منبع : مجله گسترش صنعت