جایگاه شغل سرپرستی در سازمان و ویژگیهای آن
جایگاه شغل سرپرستی در سازمان و ویژگیهای آنجایگاه سرپرستی در سازمانها کجاست و این پست از چه ویژگیهایی برخوردار است؟ هم‌اکنون سرپرستان کارکنان در داخل سازمانهای اداری ایران جایگاههای خاصی به دست آورده‌اند. در مقاله زیر که به وسیله علیرضا حقیقی مدیر امور نظارت بر خدمات برق منطقه‌ای گیلان تدوین و ارسال شده؛ ویژگیهای نقش سرپرست در سازمانها مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است.
سرپرست کسی است که کار را از طریق دیگران به انجام می‌رساند و مسوولیت رهبری و رفاه نیروی کار را به عهده دارد.
وظیفه سرپرستی طی سالیان دراز دستخوش تغییرات چشمگیری شده است و امروزه، وجود کارکنانی لایق‌تر و آموزش دیده که از سطح توقعات بالاتری برخوردارند، سرپرستان را در زندگی شغلی با چالشی روزافزون روبه‌رو کرده است. سرپرستان کارآمد در به کاربردن مهارتهای خود میان توجه به کار و کسانی که کار را انجام می‌دهند توازن ایجاد می‌کنند؛ لذا لازم است نحوه برخورد صحیح و مناسب در محیط کار را فرا گیرند و نقش خودرا به عنوان تضمین کننده تداوم و استمرار حرکت بهره‌وری در سازمان به خوبی ایفا کنند. سرپرستان خود مدیرانی هستند که نقش تعیین‌کننده‌ای در گردش فعالیت یک بنگاه اقتصادی دارند و به کاربردن واژه سرپرست نباید این قشر از مدیران را از جامعه مدیریت کشورمان جدا کند.
● جایگاه سرپرستی در سازمان
سرپرست باید توانائی بهبود روش و تغییرپذیری در قسمت خود را داشته باشد. شغل اصلی سرپرست این است که کارکنان را در سطوح مختلف سازمان قرار دارند اداره کند. گاهی تصور می‌شود که سرپرست مانند سایر مدیران در سازمان بوده اما در واقع وظایف و جایگاه او به طوریکه در سلسله مراتب سازمانها مشاهده می‌شود کاملاً متفاوت است.
البته گاهی اوقات مدیر، سرپرست را به عنوان یک فرد متخصص روابط انسانی می‌نگرند؛ از این رو سرپرست به مسائل انسانی فعالیتهای سازمانی رسیدگی می‌کند. مدیر مشکلات فنی او را حل می‌کند. در این مرحله سرپرست فرد حاشیه‌نشین نیست زیرا که بخشی از وظایف به عهده وی گذاشته شده است، ضمناً فرد اصلی سازمان نیز به شمار نمی‌آید برای اینکه او از متخصصان علوم رفتاری است که به مشکلات کار رسیدگی می‌کند و تخصص وی، روابط انسانی است.
● مسئولیتهای سرپرست
به طور کلی سرپرست در برابر مدیران، کارکنان، سایر سرپرستها، کار و محیط کار؛ مسئولیتهای متعددی دارد که شامل موارد زیر است:
▪ مسئولیت نسبت به مدیران:
ارائه گزارش کار به مدیران مافوق، ایجاد هماهنگی، پیشبرد کار به منظور حصول اطمینان از انجام اهداف، برنامه‌ها و سیاستهایی که مدیریت درباره آنها تصمیم گرفته است.
▪ مسئولیت نسبت به کارکنان (افراد تحت سرپرستی):
آموزش، حفاظت در برابر خطرات، هدایت و راهنمایی افراد، ایجاد نظم و هماهنگی، رهبری کارگروهی، ایجاد انگیزه، تغییر و تحول و ...
▪ مسئولیت نسبت به سایر سرپرستان:
حصول اطمینان از کارگروهی، با دیگر سرپرستان و توجه به اهداف سازمان در سطحی بالاتر از اهداف قسمت یا بخش.
▪ مسئولیت نسبت به کار انجام شده:
کمیت (مقدار) کار، کیفیت (مرغوبیت) کار و رعایت استانداردهای زمانی کار.
▪ مسئولیت نسبت به محیط کار:
۱) ایجاد نظم و ترتیب،
۲) نگهداری صحیح ماشین‌‌آلات،
۳) نظافت محل کار و ...
از آنجائیکه یکی از مزایای سازمان بر مبنای وظیفه، ایجاد حوزه‌های قوی و تخصصی در سازمان است؛ به علت تقسیم وظیفه، گروههای تخصصی مشابه در قالب واحدهای خاص در سازمان به وجود می‌آید و نیروهای فنی مجتمع می‌شوند. ارتقای سطح تخصصی مزیتی است که بدین ترتیب در این نوع سازماندهی به وجود می‌آید. مزیت دیگر این نوع سازمان بازدهی بالای آن در کارهای معمولی و ثابت است.
اما اگر محیط سازمان و نیازهایی که فعالیت سازمان معطوف به رفع آنها است تغییر کند، این نوع سازمان فاقد انعطاف لازم بوده و نمی‌تواند سریعاً، خود را با تغییرات تطبیق دهد.
● ارتباط موثر سرپرست با کارکنان
سرپرست برای اینکه بتواند ارتباط موثری با کارکنان برقرار کند لازم است به موارد زیر توجه کند.
۱) داشتن اخلاق خوب، روحیه باز و خنده‌رو.
۲) توجه داشتن و احترام گذاشتن به شغل و کار کارگر.
۳) با گشاده‌رویی به مشکلات زیر مجموعه گوش دادن.
۴) دوست بودن و گوش دادن به انتقادات کارگران.
۵) حرف زدن با زبان خود او.
لذا با توجه به موارد یادشده ارتباط بین سرپرست و کارگران یک ارتباط دو طرفه است و در این نوع ارتباط اولاً سرپرست صبورانه به مشکلات شخص و انتقادات سازمانی شخص خوب گوش می‌دهد و ثانیاً در پاسخ باید مطمئن شود که کارگر او مطالب گفته شده را نیز فهمیده است.
● رهبری
رهبری یعنی وادار کردن افراد به انجام کار تعریف شده از طریق میل و علاقه به همکاری و یا توانایی نفوذکردن بر دیگران؛ به طوریکه افراد براساس میل و علاقه تمایل به همکاری داشته باشند.
در کتب و نوشته‌های صاحبنظران برای بهبود و ارشاد مدیران و سرپرستان به عنوان یک رهبر و هدایت‌کننده محیط توصیه‌های گوناگون شده است.
از جمله این توصیه‌ها موارد زیر را می‌توان نام برد.
▪ همیشه خدا را در نظر داشته باش.
▪ بیش از گذشته و حال به آینده توجه داشته باش.
▪ بیشتر به دنبال علت‌ها باش تا معلو‌ل‌ها.
▪ اشتباه خود را بپذیر و از آن پندگیر.
▪ بی‌جهت به کسی امتیاز نده.
▪ نتایج درازمدت و کوتاه مدت تصمیمات را به طور توام مورد توجه قرار بده.
▪ کارکنان را در تصمیم‌گیری و بهره‌گیری از نتایج و تصمیمات شریک کن.
▪ برای رسیدن به هدفهای اخلاقی از وسیله اخلاقی کمک بگیر.
▪ شخصیت هر فرد را مورد احترام قرار بده.
▪ دیگران را درک نما و سعی کن دیگران تو را دریابند.
● جایگاه سرپرست در وظایف مدیریتی
چهار وظیفه مدیریتی، وظایفی هستند که مدیران عالی، مدیران میانی و مدیران عملیاتی و سرپرستان از بالاترین تا پایین‌ترین سطوح مدیریت انجام می‌دهند. از دیدگاه سرپرست،
هر یک از این وظایف دارای مفهوم خاصی است.
▪ برنامه‌ریزی:
مفهوم این وظیفه تعیین آرمان‌ها و اهداف کلی و تبدیل آنها به برنامه‌های مشخص است. یک سرپرست، در انجام این وظیفه، برنامه زمان‌بندی را تنظیم و مشخصات کیفی، بودجه، زمان انجام کارها و مهلت‌ها را تعیین می‌کند.
▪ سازماندهی:
سرپرست برای اجرای این وظیفه، تمام منابع موجود شامل؛ ابزار، تجهیزات و به ویژه نیروی کار را مهیا می‌کند. در این مرحله است که نظام سازمانی یک واحد و وظایف هر یک از مشاغل آن معین می‌شود.
▪ فعال‌سازی:
این وظیفه خون را در رگ‌های سازمان به جریان می‌اندازد. سرپرستان با ایجاد ارتباط، انگیزش و هدایت، به منابع انسانی مورد نیاز واحد نیرو می‌بخشد.
▪ کنترل:
زمانی که برنامه‌های واحد به جریان می افتد، سرپرستان باید نحوه پیشرفت برنامه‌ها را مرتباً زیرنظر بگیرند. آنها برای انجام چنین کاری، نتایج کار را سنجیده و با آنچه که انتظار داشته‌اند مقایسه می‌کنند آنگاه میزان اهمیت تفاوت این دو را بررسی کرده و تمهیداتی برای رسیدن به نتایج مطلوب مورد نیاز، می‌اندیشند.
● نقش مشارکت در سرپرستی
مشارکت می‌تواند در پیشبرد اهداف یک سرپرست موفق نقش بسزایی داشته باشد. مشارکت روشی ساده برای انگیزش کارکنان است و سادگی آن در عبارت همکاری مشترک با دیگران نهفته است.
سهیم شدن یک راز است سرپرست باید در دانش و اطلاعات با دیگران مشارکت کرده و همکاری آنها را جلب کند او باید تجربیات خود را در اختیار دیگران قرار دهد تا از آن استفاده کنند باید فرایند تصمیم‌گیری را نیز به مشارکت بگذارد تا کارکنان هم بتوانند اعمال‌نظر کنند و در موفقیت او سهیم شوند.
● نتیجه
به طور کلی سرپرست رابط بین مدیر و کارکنان و برعکس است بدون شک در زمره مدیران موقعیت بسیار مهمی دارد، لذا باید جایگاه او را با ارزش شمرد تا وی با دلگرمی در انجام امور محوله به نحو احسن احساس مسئولیت کند. این امر جز با حمایت و پشتیبانی مافوق و دست‌اندرکاران هر سازمان امکان‌پذیر نیست؛ سرپرست تنها نقش خود را نباید در محدوده حیطه کاری ببیند بلکه اثرات کار خود را در سطح وسیع‌تر باید مشاهده کند.
علیرضا حقیقی - مدیر امور نظارت ب رخدمات شرکت برق منطقه ای گیلان
منبع : پیک برق
